Software de gestão: quando começar a investir?

Não há dúvida: um planejamento cuidadoso e processos bem estruturados são fundamentais para a boa gestão de uma empresa. Afinal, só assim se consegue alcançar seus objetivos estratégicos.

Portanto, se os processos ficam morosos e aparecem dificuldades nas tomadas de decisão, talvez seja hora de ter um software de gestão.

Aliás, para os empreendimentos que querem crescer de forma sustentável, o ideal é ter um Enterprise Resource Planning — ERP, também conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Por isso, no post de hoje veremos algumas das situações que indicam que é necessário investir na profissionalização e organização das atividades dentro da sua empresa. Com a implantação de um ERP, você certamente perceberá várias melhorias, inclusive na gestão do tempo. Então, continue lendo e confira!

Indícios de que está na hora de ter um software de gestão

Muita burocracia

Sabemos que tarefas manuais — ou com ferramentas obsoletas — demandam muito tempo. E um exemplo disso é o arquivamento de documentos em papel.

Além de dar muita margem a erros, esse tipo de processo significa ineficiência operacional e afeta fortemente a produtividade. O que é problemático em um contexto que exige respostas rápidas e assertivas. Nesse sentido, a diminuição do volume de documentos físicos é muito importante para melhorar a organização.

Um ERP elimina a morosidade ao organizar os fluxos de informação, direcionar a equipe para trabalhar melhor, e evita retrabalho — como a digitação das mesmas informações em arquivos diferentes — ao reduzir atividades manuais.

Assim, a gestão fica mais eficiente, pois permite prever cenários, otimizar tempo e recursos disponíveis e aumentar as chances de sucesso.

Busca ineficiente de informações

Com que facilidade você encontra dados sobre a saúde financeira da sua empresa? E quanto aos recursos em caixa? Ou o índice de inadimplência? E quanto do seu capital está com terceiros?

Pois é: planilhas descentralizadas — que inviabilizam a comparação de dados e, consequentemente, a visualização do cenário completo — são mesmo uma má notícia. E dificultam bastante o acesso a informações importantes.

Se esse é o cenário da sua empresa, os gestores provavelmente levarão muito tempo para obter informações sobre uma determinada tarefa e para detectar erros no processo produtivo.

Um ERP pode ajudar você a superar esse problema. Com ele, todas as informações passam a estar disponíveis em tempo real. Além disso, as chances de erro são bem menores — e, ainda que ocorram, serão verificadas com muito mais agilidade.

Gestão financeira falha

Se há erros de fluxo de caixa, a saúde da empresa pode estar ameaçada. Sem saber qual é a real situação da sua empresa, não é possível fazer investimentos, por exemplo, nem prever problemas que estejam levando a resultados insatisfatórios ou conhecer pontos fracos que podem ser melhorados.

Nesse sentido, um sistema de gestão financeira ajuda a manter as finanças sob controle — e de forma organizada. Contas serão quitadas no prazo, evitando multas e juros, e recebíveis serão monitorados para que o fluxo de caixa seja mantido sempre em dia.

Além disso, permite integrar todas as etapas produtivas. Quando houver uma venda, por exemplo, seu lançamento será feito no sistema e a transação será creditada. Sem dúvida, isso dá mais controle da situação ao gestor, já que os dados serão reais e atualizados automaticamente.

Descontrole de custos

De modo geral, os custos são os gastos relacionados à produção de uma empresa. Assim, eles afetam a capacidade de produção e o preço de venda.

Diante disso, é preciso ter esses custos em mente para definir os preços a serem praticados e garantir que a empresa seja rentável. E o ERP permite organizar esses custos de forma otimizada e segura.

Produtividade em baixa

Quando há processos burocráticos e dificuldade para encontrar informações, a produtividade fica diretamente ameaçada: as respostas ao mercado se tornam lentas e podem-se perder oportunidades de negócio.

Então, para garantir que a empresa vai aproveitá-las, é preciso ser ágil e eficiente — e um ERP também ajuda nessa tarefa.

Gestão de estoque inadequada

O estoque é dinheiro investido pela empresa e, portanto, deve trazer retorno financeiro: quanto maior ele é, mais capital parado a empresa tem. É como guardar dinheiro sem rendimento. Por outro lado, com estoque a menos, corre-se o risco de parar a produção ou as vendas.

Por isso, o controle eficiente e minucioso de estoque é um dos grandes segredos de sucesso do negócio. Produtos em estoque, necessidade de reposição (que deve ser ágil, mas sem comprometer a capacidade de negociação da empresa) e planejamento da produção são essenciais para se reduzir custos.

E, além de tudo isso, o uso de um ERP ainda ajuda a empresa a manter os pedidos em dia — e, consequentemente, a fidelidade dos clientes satisfeitos.

Ineficiência nas vendas

Se as vendas não acontecem na mesma velocidade que os gastos, é preciso automatizar o setor comercial com um módulo de Customer Relationship Management (CRM) — que é parte do ERP.

Assim, sua equipe será capaz de otimizar os contatos, registrar o histórico de interações, fazer atendimentos mais precisos — enfim: elevar seus resultados.

Insatisfação dos clientes

Por fim, sabemos que, quando os clientes reclamam o tempo todo e parecem nunca estar satisfeitos, a pressão sobre a equipe aumenta. E, se não houver suporte tecnológico, fica ainda mais difícil fidelizar os clientes.

Nesses casos, o ERP ainda ajuda a equipe a entender o comportamento do consumidor, a extrair informações valiosas das interações e a desenvolver abordagens mais precisas de acordo com as necessidades do público-alvo.

Bom, se até aqui você ainda não se convenceu de que está na hora de investir em um software de gestão, separamos mais algumas de suas vantagens:

Principais vantagens de se ter um software de gestão

Decisões acertadas

Um software desse tipo permite compreender melhor o ambiente de negócios e, assim, tomar melhores decisões, que permitem acompanhar a evolução da companhia e eliminar o máximo de riscos.

E o melhor: empresas de qualquer porte têm acesso às mesmas ferramentas e estratégias. Nesse sentido, vale ressaltar que um software de gestão não deve ser encarado como custo, mas como investimento.

Portanto, busque a melhor solução para a sua empresa, independentemente do preço. É ela, afinal, que vai aperfeiçoar as atividades da companhia, reduzir riscos e custos, economizar tempo — e, consequentemente, satisfazer os clientes!

Identificação de problemas

Quando a organização reconhece a importância de otimizar os processos, reduzindo custos e economizando tempo, já andou parte do caminho. Ainda assim, é fundamental identificar seus problemas e comprometer-se com a qualidade.

E vale sempre ter em mente que, para manter a companhia organizada, são necessários um planejamento bem feito, um controle de estoque eficiente, uma boa administração dos tributos e o conhecimento da lucratividade e da rentabilidade da organização.

Assim, é importante colocar no papel tudo o que facilitaria a rotina e melhoraria a qualidade da empresa. Avalie o atendimento, a agilidade, os depoimentos de clientes, as funcionalidades do sistema, os métodos de treinamento, a implantação e a qualidade do suporte.

E então, gostou de conhecer melhor as vantagens e motivos para instalar um software de gestão? Agora, aproveite para curtir nossa página no Facebook e fique por dentro de mais assuntos como o de hoje!