Portal corporativo, como planejar e desenvolver um com sucesso?

Acesso ao e-mail corporativo, pedidos e orçamentos de clientes, chat online, banco de dados, notícias do dia, download e upload de arquivos; tudo isso disponível para seus funcionários em uma única plataforma e de maneira segura. Como? Através de um portal corporativo.

Os portais corporativos são considerados uma evolução da intranet. O conceito de intranet engloba um site exclusivo para colaboradores, com notícias da empresa, algumas aplicações e conteúdo institucional. O portal corporativo é uma ferramenta mais ampla. Possibilita a personalização de conteúdo de acordo com o perfil do usuário, promove o compartilhamento, gestão do conhecimento e a integração de todos os sistemas e aplicações da empresa dentro de um ambiente seguro. Além disso, promove a descentralização das informações e organização das mesmas de forma coerente e padronizada, facilitando os processo internos da empresa e reduzindo custos.

Esta pode ser a solução para muitos problemas de sua empresa, mas implantar um portal corporativo não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, separamos algumas dicas para você.

Planejando um portal corporativo: Alinhamento estratégico

O portal corporativo precisa ter como base as necessidades do usuário. É importante entender como os colaboradores realizam suas atividades, quais as ferramentas e aplicações necessárias, e o que traria mais agilidade e facilidade para os mesmos. Mas como descobrir isso?

  • Mapeamento. O primeiro passo para construir o seu portal é mapear processos, pessoas e conteúdos separadamente e uns em relação aos outros. Através do mapeamento é possível entender o que é realmente importante, criar processos mais ágeis e eficientes e inovações que otimizem o trabalho dos colaboradores.

  • Direcionamento. A informação certa, no momento certo, para a pessoa certa. Você deve gerenciar o conteúdo através de grupos de usuários. Cada colaborador terá acesso às informações que necessita de acordo com o grupo no qual está vinculado.

  • Gestão do Conhecimento. O maior desafio do portal corporativo é o compartilhamento de conhecimento. É preciso que o colaborador confie na empresa para que se sinta seguro ao compartilhar seu conhecimento. É importante incentivar a experimentação e a participação de pessoas de diferentes áreas na resolução dos problemas da empresa.

  • Respeito à cultura. Se você deseja ter sucesso em um projeto é fundamental respeitar a cultura da empresa. Entenda como as coisas funcionam, algumas empresas são mais informais, outras mais complexas, centralizadoras. Isso precisa ser considerado no planejamento do portal.

Escolha a tecnologia

Ao escolher a tecnologia ideal para o seu portal é importante levar em consideração alguns pontos:

  • Compatibilidade e integração com os sistemas;

  • facilidade de utilização para novos usuários;

  • segurança e confiabilidade.

De nada adianta escolher a melhor tecnologia disponível no mercado, se não for a que mais se adequa ao ERP. Essa integração será a principal responsável pela melhoria na agilidade dos processos. É importante pensar também no perfil do colaborador que irá utilizar essa ferramenta e na cultura da empresa. O sucesso do portal depende do colaborador, se ele encontrar dificuldades na utilização dificilmente irá incluir essa ferramenta em sua rotina. Além disso, as informações precisam ser confiáveis e seguras. Cada colaborador deve ter acesso somente ao que lhe é permitido, e as ações realizadas dentro do portal precisam ser gravadas.

Não deixe o seu portal morrer

Incentive a colaboração. O desenvolvimento do portal corporativo não pode estar restrito a uma pessoa, área ou departamento. Isso desestimula a participação e colaboração, fazendo com que o portal caia em desuso. Faça pesquisas, estimule o envio de sugestões.

Mantenha o portal atualizado constantemente. Alimente-o com conteúdo importante para os usuários e avise-os das novas atualizações. Promova grupos de discussão e fóruns, isso estimula a disseminação do conhecimento.

Coloque aplicações e documentos essenciais para o trabalho dos colaboradores. Isso fará com que obrigatoriamente eles acessem o portal. Essa é uma oportunidade para que você conquiste o usuário com o restante do conteúdo disponível.

Seu portal corporativo como ferramenta de vendas

O portal corporativo pode ser usado não só para gestão do conhecimento e compartilhamento de arquivos e informações. Ele é também uma excelente ferramenta de vendas. Confira algumas dicas para você alavancar o seu faturamento:

  • Treinamentos Online: Reunir toda a equipe de vendas é um grande obstáculo para os treinamentos presenciais. Inserir treinamentos online dentro do portal é uma ótima solução e pode trazer excelentes resultados.

  • Cases de Sucesso: Explore aquilo que deu certo. Utilizar casos de sucesso de seus vendedores como exemplo e incentivo para o restante da equipe. Crie uma área no portal para expor esses casos e incentive os vendedores a compartilhar.

  • Campanhas de incentivo: Criar campanhas de incentivo para equipes que estão em diferentes estados e cidades é um desafio. Traga suas campanhas para dentro do portal, e ganhe a participação de toda a equipe, ampliando seus resultados.

Com essas dicas já dá para começar a planejar o portal corporativo da sua empresa. Ficou alguma dúvida? Fale com a gente aqui nos comentários.