Quais os softwares mais necessários para sua Pequena e Média Empresa?

Criar uma empresa não é uma tarefa simples. Além de todo o transtorno burocrático que nosso país nos obriga, ainda há preocupações com a elaboração do plano de negócios, concorrentes, fornecedores, marketing, contratações, dentre outras. Até pouco tempo atrás, além de tudo isso, as novas empresas ainda precisavam gastar outro tanto de tempo e dinheiro para armazenar as informações do negócio de forma segura e organizada.

De alguns anos para cá, essas tarefas se tornaram mais fáceis com a popularização de softwares de gestão para pequenas e médias empresas. A internet mostrou-se uma grande parceira do pequeno empresário. Mas, em meio a tantas opções, algumas pagas outras gratuitas, como saber o que realmente é fundamental para a sua empresa? Abaixo listamos alguns tipos de software que são necessários para a boa administração do seu negócio:

Software para organizar as informações

Toda empresa, mesmo as pequenas, contam com um volume muito grande de informações que precisam estar armazenadas de forma segura e organizada. Aos poucos, com o crescimento da empresa, é possível que algum tipo de informação se perca caso o empresário não tenha se preparado desde o início.

Para empresas que lidam com dados sigilosos ou informações que são constantemente atualizadas, o Evernote é o software indicado. Além de manter tudo no mesmo ambiente, ele permite a inclusão de notas, áudio, video e documentos. É possível criar hierarquias e compartilhar os documentos entre os membros do time. O custo é de 10 dólares mensais por usuário.

Além de informações e documentos, é obrigatório manter organizada a sua carteira de clientes e fornecedores. O Highrise é o software mais indicado para esta tarefa. Funcionando como uma agenda profissional, é possível cadastrar até 250 contatos gratuitamente e associar diversas informações para cada um. Se precisar, é possível incluir até o histórico de e-mails trocados entre você e o contato.

Software para melhorar a comunicação

Empresas com vários funcionários necessitam ter uma clara comunicação entre eles. Mais ainda se for o caso de empresas que possuam representantes comerciais. Dessa forma, ter um software que facilite a comunicação entre todos é fundamental.

Uma das melhores ferramentas nessa área é o GroupME, software para smartphones onde se pode organizar grupos de conversa. Também é possível fazer chamadas no modo conferência. Quando o sinal 3G não está muito bom, o programa passa a mandar e receber informações via SMS. Ele é excelente para empresários que precisam comandar seus times à distância. E é grátis.

Outro software indicado para comandar seus times, é o Neotriad. Através dele é possível distribuir tarefas e delegar prioridades. O programa, a partir de R$22,00 por mês, também oferece gráficos sobre quanto tempo seu funcionário leva para cumprir cada tarefa. .

Software para diminuir os custos

Comunicação pode tomar uma grande parcela dos custos de uma pequena empresa no começo da operação. Contas de telefone e celular estão entre as mais caras. Para isso a internet está cheia de aplicativos que diminuem este custo.

Com o Skype é possível fazer uma chamada para qualquer número, nacional ou internacional, por poucos centavos por minuto. Além disso, gratuitamente, é possível conversar com outros usuários Skype.

Outro aplicativo muito útil é o Qual Operadora?. O aplicativo identifica a operadora do telefone fixo ou celular e agrupa os contatos por operadora. Dessa forma, você pode aproveitar os descontos que sua operadora oferece. Também é grátis.

Software para acompanhar as finanças

A área financeira é uma das mais importantes nas pequenas e médias empresas. Já que é dela que surgem os primeiros problemas. Portanto, é fundamental um software robusto para acompanhar seus número e abandonar de vez as velhas planilhas de Excel.

O aplicativo ContaAzul é um dos melhores para acompanhar as finanças da sua empresa. Através dele você gerencia estoques, fluxo de caixa e gera relatórios financeiros. Você pode incluir vários usuários simultâneos sem se preocupar com a sobreposição de informações. Custa a partir de R$24,90 por mês.

Essa pequena lista é apenas uma amostra dos softwares disponíveis hoje para auxiliar o empresário na administração da sua empresa. Outros softwares, como ERPs, também ajudam no dia-a-dia, mas são mais indicados quando sua empresa alcançar um porte maior. Até lá, aproveite todas as opções que a internet oferece e não deixe seus números fugirem do controle.