Time de outsourcing, como monitorar o trabalho de um

Monitorar o trabalho de um time para a execução de atividades de forma produtiva e alcançar os resultados desejados é bastante difícil. Gerir pessoas não é para qualquer um! Quando se trata de uma equipe de outsourcing remota a questão pode ser ainda mais complicada. Principalmente se o time for composto por prestadores de serviços terceirizados em fornecedores diferentes, o chamado multi-sourcing .

Para auxiliá-lo com este tipo de contratação, selecionamos algumas dicas para monitorar o trabalho de um time de outsourcing com maestria. Confira!

 Escolha quem será o gerente de projeto

A escolha do gerente de projeto (GP) outsourcing é decisiva para a obtenção dos resultados almejados. Além da habilidade em gerir pessoas, este profissional deve ter conhecimento aprofundado sobre o desenvolvimento do trabalho, dos recursos materiais e das competências dos profissionais alocados em seu projeto.

 Defina uma metodologia de trabalho

A metodologia de trabalho consiste em escolher os procedimentos para desenvolver, executar e acompanhar um projeto. A definição o ajudará a ter um maior controle sobre as potencialidades, limitações, recursos envolvidos e, assim, otimizar a produtividade do time.

A delimitação da metodologia utilizada deve levar em consideração as exigências do seu projeto, mercado, mão de obra disponível e até mesmo o desenvolvimento de uma cultura organizacional para que o time aceite e incorpore os métodos definidos.

Caso a sua empresa já tenha adotado uma determinada metodologia, mesmo que própria, prefira mantê-la. Desta forma já é sabido que os resultados serão positivos e caberá ao GP apenas o alinhamento desta metodologia em contrato com o fornecedor e junto ao time.

 Construa um relacionamento baseado em confiança

O conceito de projeto em que as tarefas eram simplesmente atribuídas a um outsourcer e aguardava-se a entrega tem sido substituído por uma parceria entre o cliente e o prestador de serviços. Por isso, tanto o relacionamento quanto as cobranças devem ser tratadas como se fossem direcionadas a um colaborador da sua empresa.

 Construa e revise o cronograma do projeto com o apoio do seu time de Outsourcing

Envolver a equipe na construção e nas revisões periódicas do cronograma é uma excelente forma de estreitar o relacionamento, além de assegurar o comprometimento e adequação dos prazos à realidade do grupo.

Seja com um time de outsourcing alocado em sua empresa ou externamente, é importante lembrar que este alinhamento será considerado nas horas contratadas. Por isto, tenha as pautas da reunião já pré-estabelecidas, bem como a sua duração.

O GP deve trazer os seus conhecimentos para corrigir as expectativas, reduzindo os riscos de atraso na entrega e de pagamentos exacerbados com horas adicionais.

 Conte com uma ferramenta de gerenciamento de projetos

A forma mais fácil de acompanhar o dia-a-dia e a produtividade do time, bem como as entregas do projeto, é contar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Pesquise as opções que melhor se adequem à metodologia de trabalho definida e incorpore sua equipe na utilização desta ferramenta. Mas atenção! Cuidado para não atrapalhar a produtividade.

Alinhe com o time a melhor forma de manter as informações sobre o projeto atualizadas.

 Esteja atento aos riscos

É importante estar atento aos riscos que possam comprometer o bom andamento do projeto.  Para amenizar e até mesmo evitá-los, crie uma lista com fatores que possam apontar riscos e um plano de ações para solucionar cada um dos itens.

Monitorar os riscos envolve um acompanhamento constante do projeto, pois a cada decisão novos itens podem ser inseridos nesta lista. Além disso, o objetivo é preveni-los.

 Boa comunicação é fundamental

“O combinado não sai caro”! Por isso, mantenha o time de outsourcing próximo a você. Demonstre abertura para o recebimento de sugestões e críticas. O conhecimento destes profissionais, adquirido na execução de projetos em empresas distintas poderá ser muito útil não apenas ao serviço a ser realizado, mas também a você.

Seja transparente em relação às expectativas, prazos, metas, objetivos e necessidades do projeto com o seu time, principalmente se o contrato de terceirização foi negociado antes dos profissionais serem designados.

Agora que você já sabe como monitorar o trabalho de um time de outsourcing, basta adaptar as nossas dicas com a realidade dos projetos da sua empresa. Não se esqueça de compartilhar conosco nos comentários as dicas e a sua experiência. Ajude outros gestores a alavancar os resultados dos seus projetos também.