Outsourcing, 10 erros comuns para evitar no seu projeto

A busca pela redução de custos e melhoria dos resultados está presente no dia a dia de toda empresa. O dinamismo do mercado traz cada vez mais exigências, principalmente quando o assunto é tecnologia. Isso obriga os empresários a analisar as melhores oportunidade de fazer mais com menos.

Quando se fala em soluções de software, o outsourcing muitas vezes é a melhor alternativa, oferecendo serviços de qualidade superior e de especialização tecnológica com preços mais em conta. No entanto, é comum encontrar pequenas e médias empresas que passaram por dificuldades na hora de inserir a terceirização como parte de suas estratégias de negócios.

Para te ajudar a não entrar para esse grupo, reunimos os 10 erros mais comuns para evitar no seu projeto de outsourcing.

1 – Planejamento Inadequado

As decisões empresariais, sendo boas ou ruins, ditam o rumo dos negócios. O primeiro passo para fazer boas escolhas é um planejamento eficaz. Muitas vezes, pequenas e médias empresas optam pela terceirização em razão de alguma necessidade urgente ou de acontecimentos inesperados, como variações do mercado ou perda de funcionários. Nessas circunstâncias geralmente contratam o primeiro fornecedor de outsourcing que encontram, o que pode levar a falhas no projeto de terceirização. Você deve manter o foco nas necessidades de sua empresa e traçar um planejamento adequado para atendê-las.  Lembre-se, o tempo gasto com planejamento inicial vai ser compensado futuramente com resultados favoráveis e ganho de tempo pela ausência de eventuais problemas.

2 – Falta de informações

A dificuldade em levantar certas informações é um dos maiores problemas que as pequenas e médias empresas enfrentam no planejamento de outsourcing. Grande parte dos dados encontrados em revistas especializadas e na internet, se referem a corporações de grande orçamento e não se aplicam a empresas menores. O importante é saber que para criar um plano estratégico de terceirização eficiente, você vai precisar de informações de ordem técnica, financeira, de mercado e até mesmo dados concretos das necessidades internas de sua empresa. Você pode realizar suas próprias pesquisas ou se orientar através dos parceiros do seu negócio.

3 – Falta de clareza nas metas

Obter resultados com redução dos custos dos projetos é o que faz muitas empresas recorrerem à terceirização. Todavia, ao procurar um fornecedor de outsourcing geralmente não definem claramente quanto querem reduzir nos gastos dentro de determinado período e se deparam com problemas no decorrer do contrato. Você vai encontrar diversos fornecedores que fazem promessas mas não sabem explicar como irão cumprí-las. Para não ter surpresas durante um contrato de terceirização é importante contar com um planejamento detalhado, no qual constem objetivos, finalidade do projeto, investimentos, benefícios, impacto e prazos determinados. É interessante que você defina em valores exatos, por exemplo: redução dos custos em 20% em 6 meses.

4 – Expectativa de resultados imediatos

O outsourcing é um processo de longo prazo. As pequenas e médias empresas trabalham geralmente com orçamentos pequenos e precisam de resultados imediatos em todos os investimentos que realizam. Ao não levar em conta o prazo correto para o retorno financeiro dos investimentos com terceirização, muitas empresas cometem erros onerosos. Um exemplo disso é utilizar seu capital de giro para investir em terceirização de serviços e ficar com baixo fluxo de caixa.

5 – Má escolha do fornecedor

Uma escolha precipitada pode trazer grandes prejuízos ao seu negócio. Muitas empresas escolhem o primeiro fornecedor que encontram prometendo atingir os objetivos desejados e acabam tendo problemas. Você precisa lembrar que está procurando um parceiro de longo prazo, e o tempo despendido nessa busca é um investimento no seu negócio. Compare entre os fornecedores e escolhe aquele que oferecer modelos de contratação de acordo com as características e necessidades da sua empresa.

6 – Canais de comunicação ineficazes

Este é um problema recorrente, principalmente quando os serviços são realizados de forma remota, na sede do fornecedor de outsourcing. Muitos projetos são mal executados por falta de troca de informações entre o fornecedor e o cliente. É importante testar os canais de comunicação fornecidos. Eles precisam ser ágeis, diretos e eficazes para funcionamento de qualquer estratégia de terceirização. É interessante verificar o tempo de resposta e a disponibilidade de atendimento por e-mail, telefone, fax, site e demais formas disponíveis.

7 – Ausência de líderes

A execução dos projetos terceirizados necessita de uma parceria bem próxima entre o contratante e o fornecedor. Os requerimentos de uma empresa para a outra devem ser respondidos de forma rápida e eficaz. Nesse ponto várias empresas encontram problemas. Uma solicitação simples chega a passar por vários funcionários até ser resolvida. Formar líderes é uma boa maneira de resolver esse problema. Ter profissionais habilitados a responder pela empresa e coordenar os outros funcionários pode minimizar os prazos dos projetos e maximizar seus retornos ao longo do tempo.

8 – Definição incorreta de quais processos serão terceirizados

Muitas empresas terceirizam projetos complexos mesmo sem experiência. Isso as leva a encontrar dificuldades devido a diversos fatores, como a escassez de competências e de tempo. É recomendado iniciar com projetos que estão bem documentados e podem ser gerenciados facilmente de forma remota. Um projeto bem definido e bem gerenciado permite que ambas as equipes atinjam os objetivos da empresa gerando experiência e bons resultados.

Para definir quais processos de negócios ou tecnologia serão terceirizados, é interessante que você planeje suas atividades de terceirização de forma progressiva. Lembre-se que o prestador de serviços precisa se adaptar as metodologias de sua empresa, e isso leva um pouco de tempo. Geralmente as pequenas e médias empresas iniciam seus projetos de outsourcing com os trabalhos de desenvolvimento baseados em web, finanças, contabilidade, gestão da linha de produção, e-commerce e sistemas de e-mail.

9 – Falta de acompanhamento

Da mesma forma como são necessárias metas bem definidas em um projeto de outsourcing, é necessário acompanhar a realização das metas. Cada fase do planejamento estratégico deve ser acompanhada. Muitas empresas se esquecem de fazer o acompanhamento e perdem a oportunidade de realizar adaptações nos projetos que poderiam corrigir falhas futuras e de obter dados dos reais benefícios recebidos com a terceirização.

10 – Contratos mal formulados

Seus fornecedores devem se tornar seus maiores parceiros em cada projeto realizado. Entretanto, a má gestão dos contratos pode trazer prejuízos em vez de economia para seu negócio. Contratos prolixos e ambíguos geram grandes problemas na hora de serem efetivados. É comum encontrar generalidades e questões abertas difíceis de serem executadas. Um dos objetivos dos contratos de outsourcing é proporcionar segurança e tranquilidade na relação entre o cliente e o fornecedor.  Assim, é importante fornecer exemplos específicos de violação do contrato, objetivos e prazos, métodos de aferição do desempenho, além da possibilidade de adaptação do projeto durante seu implemento. É importante também que não contenha termos vagos e cláusulas desnecessárias. Procure uma consultoria para ajudar a redigir os contratos, caso não tenha equipe jurídica própria.

Mas e você, tem alguma experiência com outsourcing? Compartilhe conosco a sua experiência…