Outsourcing, 10 dicas para um projeto bem sucedido

Ter sucesso em um projeto de outsourcing depende de inúmeros fatores. A escolha da empresa contratada, do profissional alocado e da clareza das informações para um projeto, desde o briefing ao cronograma, e a relação entre a contratada e contratante podem interferir nos resultados. Para auxiliá-lo, separamos 10 dicas essenciais para o desenvolvimento de um projeto outsourcing bem sucedido. Confira!

1: Defina claramente os objetivos e as necessidades do seu projeto

O primeiro passo, antes mesmo de procurar um fornecedor, é definir claramente quais são os objetivos e as necessidades para o desenvolvimento do seu projeto. Isto o ajudará a definir a expertise necessária da empresa e do profissional a ser contratado.

 Se você não tiver a definição clara do que a sua empresa precisa, a contratação do fornecedor e, consequentemente, os resultados do seu projeto podem ser comprometidos, resultando em um novo investimento e muito retrabalho.

2: Não escolha um fornecedor apenas pelo preço

A decisão da sua empresa em trabalhar com outsourcing pode ser a redução de custos, contudo, escolher um fornecedor avaliando unicamente o preço do serviço pode ser um tiro no pé!

 Assim como na contratação de um profissional, o valor pago deve estar alinhado aos pré-requisitos para o desenvolvimento do projeto.Não adianta querer pagar pouco e demandar um profissional de alta qualificação. Este tipo de profissional custa mais caro, logo o preço do fornecedor também é mais alto. Para ter certeza de que você pagará por um valor justo avalie antecipadamente a média do mercado para uma contratação pela CLT ou PJ. Acresça a este os gastos com infraestrutura e encargos, além do tempo estimado para a execução do serviço.

Ao coletar orçamentos, averigue o portfólio da empresa, a qualificação da equipe disponível e as referências dos projetos desenvolvidos. Compare os valores e opte pela empresa que apresentar um custo/benefício mais adequado ao seu projeto.

3: Tenha profissionais capacitados para gerenciar o projeto

O profissional alocado em seu projeto executará tarefas especializadas. Por isso, é preciso se certificar que o gerente do projeto em sua empresa tenha competências específicas para conduzir com eficiência os trabalhos executados pelo profissional terceirizado. Isto garante a qualidade e a obtenção dos resultados almejados.

 Terceirizar também o gestor pode não resultar no sucesso completo do seu projeto, devido a falta de conhecimento das estratégias gerais e específicas da empresa. Certifique-se de ter uma equipe coesa.

4: Comece a experiência com o outsourcing em um projeto menor

Se a sua empresa ainda não realizou projetos com outsourcing, inicie a sua experiência com um projeto menor. Isto evita que a entrega final não impacte negativamente no desenvolvimento e resultados do seu negócio.

 Com o tempo você terá conhecimento, através da experiência, e conseguirá gerir projetos maiores reduzindo as possibilidades de imprevistos e insucessos.

5: Defina claramente o escopo e cronograma para seu projeto

Pode soar óbvio ou similar a nossa primeira dica, mas não é. Após a definição do fornecedor adequado, o próximo passo para um projeto outsourcing de sucesso é o alinhamento da entrega.

 Para a definição do escopo e cronograma do projeto, seja claro com o seu fornecedor sobre as suas expectativas, necessidades e prazos. O seu prestador de serviço precisará do máximo dos detalhes e de informações precisas para estimar um projeto mais próximo da sua realidade e atender as suas necessidades.

6: Alinhe o desenvolvimento do trabalho conforme o padrão de produção do seu negócio

Sua empresa segue um modelo padrão para o desenvolvimento e manutenção de projetos? Se a resposta for positiva, deixe claro ao seu fornecedor sobre o procedimento. Isto facilita a compreensão e a adaptação do prestador de serviço à sua metodologia, além do acompanhamento do projeto pelo seu gestor.

7: Trabalhe com SLA

O SLA (Service Level Agreement) é um acordo de nível de serviços e deve ser registrado em contrato logo no início do projeto. O SLA serve, resumidamente, para garantir a qualidade do serviço prestado e o assegura, inclusive com o pagamento de multas pela empresa outsourcer, caso  as expectativas não sejam atingidas e é muito eficaz para garantir o desenvolvimento do trabalho de forma apropriada.

8: Associe os pagamentos ao SLA

Utilize marcos do projeto, baseado nos níveis de entrega SLA, aos pagamentos pendentes. Trabalhando desta forma você terá uma garantia a mais da qualidade e do cumprimento dos prazos do projeto. Afinal, a empresa outsourcer precisa receber os valores e você os resultados.

9: Acompanhe e revise o projeto periodicamente

Não basta delegar e aguardar a entrega. Para obter sucesso em um projeto outsourcing é necessário acompanhar e revisar o projeto constantemente, assim como faria com um colaborador em sua empresa. Desta forma você conseguirá evitar falhas, gastos não previstos, retrabalho e atrasos na entrega final.

10: Formalize definições e alterações sempre por escrito

O processo inicia com esta formalidade através do contrato de prestação de serviços, que deve estar detalhado ao máximo. Não caia na armadilha de solicitar alterações ou novas definições sem formalizá-las por escrito. Caso haja o descumprimento de algum acordo, este registro poderá esclarecer o ocorrido e ajudar a resolver o problema.

Pode ser uma troca de e-mails ou um aditivo de contrato, o importante é não ser pego de surpresa com o não cumprimento de uma definição ou pagamentos não programados.

 Ao seguir estas dicas os riscos de insucesso em seu projeto de outsourcing caem significativamente, aumentando a margem de retorno do investimento. E você, conhece alguma dica diferente das que citamos? Não se esqueça de compartilhar conosco nos comentários.