Intranet, potencializando as funções da sua: dicas de uso

Elas estão em empresas de todos os tamanhos e atendem pelo nome de intranet. Elas são uma importante ferramenta de comunicação e gestão, trazendo diversos benefícios ao dia-a-dia das organizações.

Mas você sabe como agregar valor ao seu negócio com a intranet, diminuindo custos de forma efetiva? Conheça agora algumas dicas e aplicações que podem inspirá-lo.

Onde tudo se encontra: a intranet nas empresas

As intranets são sistemas feitos para automatizar rotinas, aumentando a produtividade dos colaboradores e reduzindo custos operacionais. Muitas empresas as utilizam para agendar salas de reunião, gerir os documentos internos e fazer controle de acesso às informações sensíveis. Mas é possível fazer muito mais com a sua intranet, conforme você verá nas cinco dicas a seguir.

1- Reduza o desperdício de impressões

Diariamente, diversos documentos são impressos e distribuídos entre os setores. Muitas vezes, são apenas para conhecimento dos colaboradores e logo são descartados. Além da demora na distribuição, criando diferenças no tempo de recebimento da mensagem entre os setores, é impossível alterar o conteúdo sem imprimir novamente, o que gera trabalho dobrado às equipes e eleva os custos operacionais. Com a intranet, o conteúdo é disponibilizado imediatamente e pode ser atualizado de forma dinâmica, gratuitamente, chegando a todos os setores de uma única vez.

O mesmo raciocínio das impressões vale para e-mails e telefonemas. A intranet reduz despesas no processo de comunicação, economizando tempo de trabalho das equipes e reduzindo os custos de funcionamento da empresa.

2- Centralize as informações para ser mais eficiente

Ainda que sejam pré-requisitos nas empresas modernas, o conhecimento dos colaboradores para operação dos aplicativos de escritório (como o pacote Office, da Microsoft) nem sempre são suficientes para a plena execução do trabalho. Ao centralizar as informações na intranet, basta treinar os colaboradores para utilização daquela interface padrão, possibilitando que os colegas se ajudem. Se todos conhecem a mesma ferramenta, todos podem se ajudar.

3- Distribua e atualize os seus documentos via intranet

Esse talvez seja o maior desafio na manutenção das intranets: a alimentação do sistema. É preciso que o processo de implantação e a posterior inclusão de dados sejam respaldados por todos os setores, inclusive a diretoria, para que a cultura da empresa tenha na intranet uma ferramenta de trabalho. Manter os colaboradores motivados a inserirem os dados é fundamental. Por isso, é preciso definir regras claras de inserção e gestão dos documentos para manter a organização e eficiência.

4- Proteja suas informações

Na era do conhecimento, as informações são um dos principais ativos das empresas. A intranet da sua empresa deve ter diferentes níveis de permissão, de modo que determinado colaborador só tenha acesso àquilo que ele precisa ter acesso. Conscientizar os usuários para que não compartilhem seus logins e senhas é primordial para prevenir problemas. Outra estratégia utilizada é restringir o horário de acesso do colaborador ao seu período de trabalho na empresa, evitando o acesso à base de dados e documentos fora do expediente.

5- Expanda as funcionalidades através de sistemas

As quatro dicas anteriores são básicas. Vamos agora para algo mais avançado: os sistemas agregados às intranets. É possível expandir funcionalidades de forma interessante. Listamos seis sistemas que podem ser muito úteis à sua empresa:

– Chamado técnico para suporte de TI: principal subsistema das organizações, pois evita ligações excessivas, e-mails duplicados e poupa tempo de atendimento do setor de suporte. Ao customizar um sistema de chamado técnico, o fluxo de trabalho é facilitado, diminuindo desperdício de tempo tanto dos técnicos, quanto dos usuários.

– Alteração de informações de contato para o setor de pessoal: Especialmente em grandes empresas, manter o cadastro dos funcionários atualizados é um problema. Mudanças de telefone, endereço ou atualização das fotos requerem que os funcionários se desloquem até o setor de pessoal, demandando um colaborador daquele departamento para atendê-lo. Ao virtualizar o processo, poupa-se tempo de trabalho de ambos.

– Promoções e campanhas institucionais do setor de marketing: Se o público interno só sabe das ações e iniciativas da empresa através da mídia externa, cria-se o sentimento de exclusão daquelas ações. Ao comunicar primeiro ao público interno, através da intranet, os funcionários se sentem parte do processo. Isso facilita o sentimento de pertencer à organização, o famoso “vestir a camisa” da empresa. Não há um ganho financeiro direto, mas a melhora no clima organizacional e no ambiente de trabalho são compensadores.

– Vagas internas disponíveis no RH: Por que contratar no mercado para um cargo que alguém da própria empresa pode assumir? Esse colaborador já conhece a missão e os valores da organização e vai se sentir valorizado por participar da seleção antes dos concorrentes no mercado.

– Cadastro de despesas por setor para controle do departamento financeiro: Nas empresas com muitos setores, pode ser complicado ratear os custos entre eles. Um sistema dentro da intranet facilita o cadastramento de despesas, permitindo a geração de relatórios personalizados, simplificando a gestão financeira.

– Solicitação de reembolsos: É muito comum nas grandes empresas prestadoras de serviço um departamento só para cuidar do reembolso. Ao criar um sistema de cadastramento para os reembolsos, o próprio colaborador cadastra o pedido para que o departamento financeiro analise e aprove o pagamento.

Viu como sua intranet pode ser decisiva no sucesso da empresa? Agora que você conhece os poderes dessa ferramenta, compartilhe conosco sua experiência no campo de comentários.