Intranet, erros comuns em projetos

Intranet

A intranet, rede de computadores privada e de uso exclusivo de um determinado local, como, por exemplo, uma empresa, é um dos principais veículos de informação entre colaboradores. Pode ser usado tanto para funcionários fazerem aberturas de pedidos quanto atualizações de informações cruciais. O principal benefício, em qualquer tipo de uso, é que o fluxo de dados nunca seja interrompido ou perdido.

Sistemas de intranet são muito utilizados por empresas que possuem muitos funcionários ou que possuam filiais. Através de uma senha é possível acessar todo o tipo de informação da empresa em qualquer lugar do mundo.

Devido a importância da intranet, é preciso que se tenha vários cuidados no momento de se adquirir o sistema. Nesses casos, planejamento e comunicação podem evitar erros que custarão dinheiro e tempo para a empresa.

Não ouvir seus funcionários

Enfiar a cabeça na areia e ignorar todos ao seu redor é uma boa estratégia se você é um avestruz. Mas se você está criando uma intranet é importante ouvir todos os futuros usuários. Principalmente porque o sistema irá afetar todos em sua organização.

Envolver os funcionários nos testes de usabilidade também é uma consideração importante mas muito pouco utilizada. É surpreendente como muitas organizações cometem o erro de iniciar ou aperfeiçoar a intranet sem reunir e ouvir seus colaboradores..

Não ter um planejamento

Um dos principais erros na construção de sistemas de intranet é querer ter tudo pronto ao mesmo tempo. É necessário e recomendado que se tenha prioridades de lançamento. Isso fará com que você economize dinheiro e energia. Sem um plano adequado, sua intranet certamente irá falhar.

Como acontece em qualquer nova iniciativa é preciso haver uma fase de planejamento para garantir que os requisitos básicos sejam cumpridos pelo novo sistema. Nesta fase também é recomendado que se tenha visão, estratégia e objetivos sejam mensuráveis. Um bom planejamento também permitirá que você divida o desenvolvimento da ferramenta e tenha uma noção do tempo e de recursos necessários para a execução.

Complicar demais

Manter a intranet simples, apesar de contraditório, é bem difícil. Muitas empresas querem personalizar o sistema porque acreditam que precisam de um diferencial. O importante é ter em mente que é primordial começar com funcionalidades simples e ferramentas fáceis de serem usadas.

Quebrar essa regra, muitas vezes, servirá apenas para gerar comentários do tipo “não estou encontrando nada” ou “isso não funciona”. Em geral, isso não é gerado por falhas do sistema, mas por um sistema muito complicado para os usuários.

Não criar ferramentas já usadas na web

Usuários entendem a dinâmica da web diferente da dinâmica do papel. Aposto que muitos de vocês estão lendo este artigo porque algo no título chamou atenção. Algo no título lhe pareceu realmente interessante para você chegar até o fim. Então, pelo mesmo motivo, porque sua intranet precisa ser chata e tediosa?

Aproveite-se de tudo que a web moderna oferece para facilitar e diminuir a curva de aprendizado dentro do seu sistema. Contrate ou recrute no seu time pessoas que estão em sintonia com o melhor em usabilidade e experiência de uso. Isso fará muita diferença no desempenho dos seus funcionários.

Deixar de ter um modelo de governança

Quem manda na intranet? Sem prioridades e um modelo de governança claro, é muito provável que seu projeto de intranet falhe. Como o sistema será gerido e governado precisa ser claramente definido durante o processo de planejamento e, em seguida, deve ser apoiado por todos, principalmente por diretores e presidente.

Avançar sem apoio

Por mais que você construa o melhor e mais eficiente sistema de intranet que alguém possa entregar, é fundamental o apoio da diretoria da empresa. Eles devem utilizá-lo também. Se não há um uso muito claro para a diretoria então eles precisam ser “educados”. Ou seja, eles precisam deixar claro para os funcionários como a intranet irá ajudar no dia-a-dia e como seus concorrentes estão usando sistemas parecidos para reduzir custos.

O segundo ingrediente para o sucesso é reconhecer que os gestores precisam de um retorno claro para a intranet. Esta não é uma tarefa fácil. No entanto, ao medir o retorno sobre o investimento, os números surgirão como os argumentos necessários.

É fundamental em qualquer projeto mais complexo que se estude e planeje todas as funcionalidades que a nova intranet irá possuir. Isso, aliado à ideia de manter tudo o mais simples possível irá levar seu novo sistema ao sucesso. Sucesso que inclui não apenas a melhor comunicação dentro da empresa, mas também maior agilidade, eficácia e, consequentemente, lucro.