Saiba como fazer o seu controle de estoque ser muito melhor!

Você tem muitas responsabilidades, reuniões, agenda cheia, várias preocupações e, ainda assim, precisa fazer um controle de estoque eficiente.

Com tanta coisa na cabeça, pode acabar ficando meio perdido e deixando a gestão do estoque para um próximo momento, mas nunca tem tempo de verdade e conhece as dicas de fazer isso de forma profissional e prática.

Se esta é a sua situação, pode ficar um pouco mais tranquilo. Separamos as melhores práticas para controle de estoque que vão te ajudar a deixar as coisas bem organizadas e de uma maneira que você não perderá muito mais tempo no futuro com retrabalhos. Confira!

Deixe seu espaço organizado

Para encontrar tudo o que precisa de maneira rápida e eficiente, o melhor é deixar seu estoque bem organizado.

Veja qual a melhor disposição dos itens de maneira que fiquem fáceis de serem visualizados e que a circulação de pessoas seja mais tranquila.

Colocar mais ao fundo os materiais que não têm muita rotatividade e deixar mais acessíveis aqueles que toda hora são requisitados é uma boa prática. Assim, ninguém vai precisar tirar sempre um monte de coisas do lugar para poder pegar algo que precise mais ocasionalmente.

Dependendo do volume de produtos que tiver, avalie a possibilidade de colocar etiquetas ou marcadores para ajudar na hora de identificar as coisas. Se for fazer isso, uma boa dica é classificar tudo por cores.

Faça o agrupamento dos materiais por lotes. Em vez deixar tudo solto, monte lotes, coloque em embalagens maiores ou arrume alguma forma de agrupar itens iguais. Isso vai facilitar na hora da contagem.

Por último, cuidado com itens que têm um prazo de validade mais curto. Deixe estes mais à vista e lembre-se de anotar em algum lugar bem visível a data limite que eles podem ser usados ou consumidos.

Planeje suas compras

No seu controle de estoque existem itens que têm alguma saída constante e outros que talvez só estejam por aí uma vez.

Sendo assim, avalie bem qual a necessidade você tem de cada produto e faça compras planejadas de maneira que você tenha o que precisa no seu depósito, mas que não fique nada sobrando e a empresa perdendo dinheiro.

Se tiver de comprar alguns itens para reposição constante de um mesmo fornecedor que te oferece outro produto que talvez você vá precisar comprar em um futuro próximo, avalie a possibilidade de comprar os dois de uma vez só para ganhar um desconto no frete.

Descubra (e deixe isso anotado em algum lugar) qual o prazo para entrega dos produtos. Assim, você não fará os pedidos antes que os materiais acabem.

Use um software para fazer o seu controle de estoque

Não é impossível fazer a gestão de estoque utilizando planilhas, tabelas e documentos próprios de maneira manual. Contudo, essa também não é a melhor opção.

Por mais que você tenha uma boa disciplina e saiba criar um bom controle de estoque, ainda está sujeito a várias falhas, sem falar no tempo que perde para fazer algumas simples consultas.

Além disso, para conseguir ter certeza de que tudo está devidamente atualizado e tirar seus relatórios e indicadores, terá de conferir se cada documento está correto.

Um bom programa de gestão de estoque trará todas as informações que precisa de maneira organizada, parametrizável e com um bom grau de automação.

Assim, você terá mais tempo para fazer as suas outras atividades que realmente agregam valor ao seu trabalho junto à empresa.

Se depois de pesquisar vários aplicativos você não encontrar um como você quer, nada impede que você contrate uma fábrica de software especialista no desenvolvimento de soluções personalizadas.

Defina seu estoque mínimo e máximo

Controlando bem a entrada e a saída de material do seu estoque, você saberá exatamente a hora de fazer mais pedidos de todos os materiais.

Saberá também quanto é o máximo que você pode comprar para tentar negociar um preço ou condição melhor junto aos seus fornecedores.

Para estabelecer o mínimo é necessário definir duas coisas. A primeira delas é se você pode ficar por algum tempo sem nenhuma unidade de um determinado item no estoque e por quanto tempo pode sustentar esta situação. A segunda é qual o tempo de entrega que o seu fornecedor consegue repor, na prática, este tipo de produto.

Agora, levando em consideração qual o ritmo de saída deste material, é só fazer as contas de qual o prazo máximo você pode esperar para solicitar a reposição do item de acordo com quantos precisam ter em estoque para que você não tenha problemas.

No caso do estoque máximo, a situação é bem parecida. Considerando a sua capacidade total de armazenamento, o prazo de entrega do seu fornecedor e a velocidade de saída de produtos, conseguirá saber até quanto pode pedir para que seu depósito esteja 100% abastecido.

Esta opção será mais utilizada para fazer reposições quando houver reais necessidades de grandes saídas deste item ou para aproveitar boas condições de compra.

Em situações normais, o melhor mesmo é considerar o estoque mínimo, pois não exige grandes esforços dos seus recursos financeiros, não implica em gastos com fretes e manutenção e diminui a possibilidade de perdas.

Atualize seu inventário periodicamente

O seu controle virtual e o físico precisam estar em sintonia e, por mais que tenhamos bons processos, uma logística bem feita e um alto nível de rigor quanto à retirada e reposição de itens, ainda assim, alguns erros podem acabar acontecendo.

Pode ser que alguma forma errada de acondicionamento danifique alguns produtos, outros expirem seu prazo de validade, quebras, roubos, perdas e outras situações afins estão propensas a qualquer negócio.

Por isso, estabeleça uma rotina periódica de conferência de itens. Assim terá mais confiança em seus números.

Se você tiver de fazer um controle de estoque muito complexo, cheio de itens, grandes volumes de produtos e pouca mão de obra para te ajudar, pode pensar em fazer esta conferência alternando os materiais. Em vez de fazer tudo de uma vez, fracione.

Dividindo o trabalho, você não vai deixar de fazer um levantamento de inventário, ao passo que se for fazer tudo de uma só vez, provavelmente vai demorar mais tempo para voltar a fazer outra conferência.

Agora que você já entendeu melhor como fazer um controle de estoque de maneira profissional, que tal avaliar soluções de gestão para outras necessidades do seu negócio?

Se tiver dúvidas de quando é a melhor hora para investir nestas ferramentas de gestão, veja nossas orientações e descubra quando você deve investir em softwares de gestão.