O que é gestão de processos e qual a sua importância para as empresas?

Gerenciar uma corporação é mesmo um processo complexo, e que exige muita habilidade dos profissionais. Nesse sentido, uma das grandes falhas das corporações é deixar seus processos sem controle adequado, ou em um funcionamento muito segregado com departamentos que não se comunicam.

Diante disso, novas estratégias têm sido desenvolvidas justamente para facilitar o gerenciamento corporativo. Entre elas, a gestão de processos vem se destacando no mercado.

Ficou interessado em conhecer mais dessa metodologia e a sua importância para as empresas? Então confira nosso post e saiba mais!

O que é a gestão de processos?

A gestão de processos é uma metodologia de gerenciamento de atividades que pode se aplicar em vários contextos. Grosso modo, ela é baseada em uma visão sistêmica do empreendimento, que integra as várias partes do todo e considera as relações entre elas.

Assim, seu principal foco é o alcance de objetivos da organização, junto com a maximização da qualidade, produtividade e inovação. Além disso, a gestão de processos pode incluir intervenções de reengenharia — isto é, que geram transformações radicais — ou de melhoria contínua, que são mudanças menos estruturais e mais de incremento.

Qual é a importância da gestão de processos para as empresas?

Como já dissemos, o modelo da gestão de processos tem ganhando cada vez mais espaço no mercado por ser ágil, eficiente e interdisciplinar. Além de oferecer diversos benefícios para o empreendimento.

A seguir, vejamos as principais vantagens dessa metodologia de gerenciamento:

Aumento da produtividade e eficiência

A aplicação da gestão de processos possibilita otimizar a produção e a logística por várias razões. Por todos os procedimentos serem padronizados e planejados, há mais previsibilidade, o que minimiza erros e retrabalho. Assim, a organização passa a produzir mais e a ter menos perdas.

Aumento da integração

Com a gestão de processos, a informação circula de forma mais eficiente, e as atividades são realizadas de forma integrada. Também, todos os colaboradores conhecem os processos, o que aumenta a responsabilização e o engajamento nas tarefas.

O controle ainda promove um melhor uso do tempo, o que acelera o cumprimento das tarefas. E essa velocidade vem acompanhada de uma boa qualidade, devido ao próprio rigor do monitoramento na gestão de processos.

Redução de custos

A gestão de processos possibilita ainda que a empresa faça um controle mais efetivo das tarefas, gerindo melhor os estoques, minimizando o desperdício e tempo de ociosidade. Com isso, é possível otimizar as finanças no empreendimento e direcionar o capital para melhorias e reservas.

O planejamento e o controle permitem também que os recursos possam ser melhor aproveitados. Dessa forma, o valor investido no estoque e na manutenção (água, energia elétrica, maquinário) passa a ter um retorno mais positivo, com os desperdícios e perdas sendo minimizados.

Conformidade com as normas

Atender aos padrões exigidos pela legislação é fundamental para manter a credibilidade do empreendimento e não ter problemas judiciais.

Quanto a isso, com a gestão de processos é possível acompanhar detalhadamente as atividades, monitorando o respeito às normas estatais e a conformidade com os padrões exigidos.

Eliminação das falhas de comunicação

Sabemos que, em empreendimentos muito departamentalizados, é comum que os setores não se comuniquem. E isso prejudica todo o funcionamento da corporação, pois suas ações se tornam muito isoladas — podendo, inclusive, haver diferentes posicionamentos entre os setores.

Para evitar isso, a gestão de processos promove uma integração na empresa, minimizando a falha comunicacional entre os departamentos.

Quais são as fases da gestão de processos?

A gestão de processos é dividida em 5 fases principais. E a proposta dessa fragmentação é trazer foco para a gestão e os colaboradores, de forma que os processos avancem de forma gradativa.

Assim, cada momento demanda uma fase de planejamento e outra de aplicação. Agora, vejamos quais são essas etapas da gestão de processos:

1. Mapeamento

Toda intervenção nos processos da empresa demanda certo entendimento da situação atual. E o mapeamento é utilizado justamente para conhecer essa conjuntura.

Assim, a etapa pede uma pesquisa com os profissionais que participam do processo para conhecer suas demandas. Afinal, não é possível intervir sem consultá-los: quem experiencia a realização das atividades tem uma visão mais completa daquele sistema.

Além disso, nem sempre o trabalho realizado no projeto ocorre exatamente como foi prescrito. Por isso, é importante conhecer as variações na realização de projetos para compreender quais aspectos necessitam de melhores estratégias.

2. Modelagem

A etapa de modelagem é uma esquematização de todo o processo. É um desenho que vai resumir cada etapa, os participantes, os elementos componentes e as interações entre cada unidade.

Nessa representação, o fluxograma é a ferramenta-chave. Ele sintetiza as informações referentes ao processo de forma clara e visual, sendo uma ferramenta importante no planejamento do trabalho.

E a empresa pode escolher o tipo de fluxograma que deverá utilizar, dependendo do processo que deseja gerenciar, do tipo de fluxo estabelecido e da aceitação por parte da equipe. De toda forma, o importante é que o modelo seja sintético, representativo e de fácil compreensão para todos os colaboradores.

3. Melhoria

Após o mapeamento e a modelagem, a forma como o processo está sendo realizado fica mais clara, e já é possível perceber que procedimentos precisam ser melhorados. Muitos fatores podem indicar disfuncionalidades, como desperdício, excesso de resíduos, insatisfação dos clientes e dos colaboradores, lentidão no cumprimento das demandas ou gastos excessivos, por exemplo.

Logo, o funcionamento dos processos é interligado e, para fazer intervenções, uma visão sistêmica é fundamental. Assim, cada melhoria e estratégia adotada deve considerar os efeitos que podem surgir sobre as outras áreas da organização.

4. Implantação

A etapa de implantação também é chamada de padronização. Nela, os gestores vão delimitar como devem ser realizadas as fases do processo.

É preciso estabelecer uma norma para que qualquer profissional capacitado que assuma a área tenha a capacidade de colocar os procedimentos em prática. Afinal, o conhecimento das atividades desenvolvidas em cada fase não pode ser monopolizado por poucos colaboradores.

Aliás, muitas organizações enfrentam problemas quando os especialistas no procedimento padrão deixam a empresa por falta de outras pessoas capacitadas a lidar com a questão.

5. Monitoramento

Trata-se de uma atividade constante de acompanhamento da execução dos processos e dos resultados obtidos. Nessa etapa, é preciso verificar se as atividades estão sendo executadas de acordo com o planejado, e se os efeitos estão sendo positivos para o empreendimento e para os clientes.

Não é raro que, ao implementar um projeto, uma empresa falhe nessa execução ou cometa erros de planejamento. Por isso o monitoramento é tão importante.

É necessário ter várias vias de acompanhamento de resultados, como indicadores de desempenho, canais para clientes fornecerem feedbacks e relatórios financeiros. Além disso, cada profissional envolvido no processo deve participar do monitoramento contínuo, ao longo da execução.

Enfim, a gestão de processos é um método de gerenciamento que pode maximizar a qualidade e a produtividade na empresa. Como vimos, ela é realizada em 5 etapas, incluindo uma fase diagnóstica, a definição de mudanças, a esquematização em fluxogramas, a implantação e um acompanhamento contínuo.

Portanto, a estratégia é um diferencial e proporciona mais economia, integração entre os setores, melhorias na comunicação e elevação da produtividade.

E aí, gostou de aprender mais sobre a gestão de processos e a sua importância para as organizações? Sobrou alguma dúvida? Deixe-nos um comentário e compartilhe a sua opinião!