9 dicas para otimizar a gestão de fornecedores da sua empresa

Fazer uma boa gestão de fornecedores não é uma tarefa muito fácil e depende de tomada de decisões tanto assertivas como bem embasadas.

Se você tem essa responsabilidade sobre seus ombros e está com algumas dúvidas sobre qual a melhor forma de conduzir esse processo, acompanhe estas ótimas dicas que separamos para te ajudar.

1. Selecione bem seus fornecedores

Com o tempo, sua empresa negociará com uma boa quantidade de fornecedores e é natural que essa amostragem seja suficiente para ir peneirando o que há de melhor para o seu negócio.

Contudo, é importante buscar alternativas e testar novos parceiros. Não espere ser procurado pelos fornecedores que existem, pois você pode acabar não tendo contato com algumas boas opções escondidas no mercado.

Confronte preços, prazos de entrega, qualidade dos materiais e serviços e formas de pagamento, até encontrar os melhores parceiros.

2. Elimine as parcerias que não estão dando certo

Temos a impressão de que, porque uma parceria costuma funcionar bem, ela continuará sempre assim. Isso não é verdade. Da mesma maneira, fornecedores que haviam sido descartados por terem uma baixa qualidade podem melhorar seus padrões.

De toda forma, não se acomode com seus fornecedores habituais. Continue avaliando se eles oferecem as melhores soluções e não tenha medo de procurar outros, caso eles comecem a pisar na bola.

3. Use um software para sua gestão de fornecedores

Lidar com muitos itens, valores, prazos e documentos é uma grande responsabilidade e não há muita margem para erros. Por isso, considere a ideia de pesquisar alguns aplicativos para te ajudar você nessa tarefa.

Uma solução com um bom nível de automação vai ser de grande ajuda e, se achar que vale a pena contratar uma empresa de design de softwares, siga em frente. Apostar no desenvolvimento de uma solução personalizada é um ótimo caminho para tornar tudo mais fácil, seguro e ágil.

Assim, você garantirá, além de um design de interface mais amigável, maior fluidez das tarefas e relatórios customizados.

4. Tenha um plano B

Estar na mão de um só fornecedor não é uma boa ideia. Caso alguma coisa dê errado, você vai ficar em uma situação complicada.

Para não entrar nesse beco sem saída, deixe já preparado o contato com pelo menos mais uma empresa que possa te ajudar, principalmente com os itens mais críticos.

Mesmo que tenha já um bom relacionamento e o fluxo de recompras esteja funcionando bem, faça testes com outros fornecedores e veja o que é necessário resolver de burocracia em caso de uma necessidade emergencial.

Considere, também, a ideia de ter um plano B para aqueles itens mais raros. Deixe listado como podem ser substituídos por outros produtos quando a falta dos originais for uma realidade.

5. Formalize suas negociações

Ter processos excessivamente complexos e demorados não é uma boa ideia, pois podem inviabilizar o fornecimento dos produtos necessários dentro de um tempo hábil. Por outro lado, não ter uma documentação consistente também pode ser um problema.

Mesmo que as negociações tendam a ser realizadas pessoalmente ou por telefone, é muito importante resumir tudo por escrito. Isso porque podem ocorrer esquecimentos, desentendimentos ou algumas dúvidas podem surgir pelo caminho.

Lembre-se de dar um destaque para os pontos mais críticos e que possam ser diferentes dos contratos habituais. Depois que as coisas caem em uma rotina, é muito comum deixarmos passar detalhes importantes.

6. Estruture bem os seus processos

Ter um padrão de operações é muito importante para economizar tempo, evitando processos desorganizados e garantindo que tudo saia bem, do início ao fim.

Se anda meio perdido dentro de muitos documentos e sente que tem retrabalhos constantes, mas ainda não sabe bem como resolver isso, pare um pouco e desenhe o seu processo. Monte um fluxo de trabalho e avalie se ele está fazendo sentido. Troque algumas pastas de lugar, ajuste a ordem das tarefas, confira se a atual forma de cadastrar fornecedores é a melhor.

Depois de repensar e redesenhar, faça testes. Com atenção e sem deixar tudo embolar outra vez, faça os ajustes necessários para que tenha a melhor metodologia.

Você verá que até o seu controle de estoque vai melhorar.

7. Cuide dos seus pagamentos

Toda empresa tem recursos financeiros limitados e isso significa que o capital de giro é uma grande preocupação.

Assim como você depende de receber dos seus clientes para pagar suas contas, seu fornecedor precisa que você o pague para ele continuar entregando o que você vem comprando. Como não quer que ele atrase suas entregas, mantenha também os seus pagamentos em ordem.

Em caso de algum problema quanto ao pagamento, converse com ele. Por mais que seja desagradável dar e receber más notícias, é ainda pior ser surpreendido. Essa transparência é muito importante para que a relação de confiança entre vocês prevaleça.

8. Entenda o que é urgência

Se todos os seus pedidos são urgentes, então, na prática, nenhum deles é.

Urgência, de verdade, é um caráter de exceção e acontece quando alguma compra precisa ser priorizada. Perceba que se todas as suas compras precisam ser priorizadas, acabarão tendo o mesmo tratamento pelo fornecedor.

Se, por acaso, você tem solicitado urgência com muita frequência para seus fornecedores, há, provavelmente, um grande problema de planejamento de compras.

Lógico que alguns casos realmente requerem uma atenção especial, mas se na sua empresa isso é uma regra, reveja seus procedimentos internos e tente ajustá-los.

Além de desgastar você e seus fornecedores, pedidos de urgência geralmente saem mais caro para sua empresa.

9. Preste atenção na relação Preço X Qualidade

Caro é aquilo que você paga por um produto ou serviço que não vale o preço.

Sendo assim, avalie bem se vale a pena pagar um valor menor por algo que tenha uma qualidade que não atende bem às suas necessidades. Reconsidere, também, comprar ou contratar itens que realmente sejam muito bons, mas que excedem suas necessidades.

Tenha uma lista firme e realista dos seus requisitos e, aí sim, faça as tomadas de preços daquilo que você realmente precisa.

Como você pode ver, muitos são os detalhes que devem ser considerados para uma boa gestão de fornecedores.

Se você ainda está pensando em fazer tudo isso de forma manual ou tem dúvidas a partir de quando deve apostar em uma solução personalizada, veja nossas considerações sobre qual a hora de começar a investir em um software personalizado e tire suas próprias conclusões.