ERP, é cedo demais para eu ter um na minha empresa?

Os Enterprise Resource Planning (ERP), em português também conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG) são sistemas de tecnologia da informação (TI) responsáveis por integrar os dados de vários departamentos de uma empresa, possibilitando e automatizando os processos para uma gestão sistêmica do negócio.

A implementação de um ERP na rotina da sua empresa pode trazer resultados bastante benéficos. A partir da integração das áreas e da automação de processos, as atividades rotineiras são mais fáceis de serem controladas, bem como as análises para tomadas de decisão estratégicas. Consequentemente, o tempo gasto para a execução das tarefas diárias é reduzido, aumentando a produtividade e a otimização dos recursos de mão de obra da sua empresa.

 Se entusiasmou? Calma! Nem tudo é fácil neste processo. Dependendo do porte, das demandas e do faturamento da sua empresa, a ferramenta pode ainda não ser adequada à sua realidade. Para ajudá-lo a definir o momento ideal para investir em um software ERP, seleiconamos algumas informações e dicas cruciais para esta decisão. Confira e verifique se ainda é cedo demais para ter um sistema de gestão em sua empresa.

 Vantagens de um sistema ERP

Além das vantagens já citadas anteriormente, um sistema ERP possibilita à sua empresa:

  • Reduzir a quantidade de processos internos devido a automatização;
  • Agilizar práticas rotineiras;

  • Melhorar a comunicação entre os setores;

  • Evitar os erros humanos em grande volume de cálculos, como da folha de pagamento e impostos;

  • Redução de retrabalho;

  • Análises integradas independente do volume de dados;

  • Facilitar o acesso a dados e informações;

  • Maior segurança da informação.

 Quanto custa ter um sistema de gestão integrada?

As vantagens de um sistema ERP podem ter despertado o seu interesse, mas é necessário também avaliar os custos para implementação do software. Quando nos referimos a custo, não estamos falando apenas do dinheiro despendido para aquisição do sistema.

 Dependendo da ferramenta adquirida, além do custo do produto, você ainda terá que arcar com todo o processo de implantação, que pode englobar horas de um coordenador e de um analista para a instalação do sistema e treinamentos para os funcionários que o utilizarão. Neste último caso, não podemos esquecer que enquanto os cursos são ministrados, o seu funcionário não conseguirá desenvolver todas as atividades rotineiras no mesmo período que de costume.

 Além disso, é provável que você tenha que pagar uma taxa mensal para manutenção e atendimento de uma equipe de suporte, que esclarecerá possíveis dúvidas e auxiliará na resolução de inconsistências, o que não significa que o sistema não seja bom.

 Mas os custos podem ir além. Um sistema ERP não é produto que se compra em uma loja qualquer, retira a embalagem e se começa a usar. Geralmente é comprado um produto padrão e, mesmo que você opte por uma solução desenvolvida exclusivamente para o seu mercado de atuação, alguns ajustes ou customizações podem ser necessários. Isto terá um custo e desenvolver um sistema próprio pode ter gastos consideravelmente elevados para o seu orçamento.

 A sua empresa também precisará de um servidor e de um banco de dados, itens que também podem demandar investimentos.

 Em contrapartida, uma outra vantagem, e até mesmo uma solução para atender as suas necessidades, é que grande parte dos sistemas ERP são modulares. Isto significa que você não precisa integrar toda a sua empresa de uma vez. Você pode iniciar automatizando o financeiro, por exemplo, que é uma área em que você precisa de controles precisos para identificar investimentos e custos operacionais.

 Como escolher um ERP para a sua empresa

A escolha de um sistema ERP deve ser criteriosa. Não adianta querer comprar um sistema se a sua demanda não for plenamente atendida. O mercado oferece diversas opções e, por isso, você deve pesquisar a fundo cada uma delas.

 Para iniciar sua análise, o primeiro passo é entender o que a sua empresa de fato precisa. Defina quais seriam as necessidades e sinalize as prioridades. Para informações mais precisas, considere envolver os gestores de cada área da sua empresa que seria beneficiada com a ferramenta, bem como alguns funcionários que exercem atividades mais críticas.

 O próximo passo é pesquisar quais as opções que aparentemente melhor se adequam ao seu mercado de atuação e às necessidades identificadas. Solicite os orçamentos, demonstrações e informações detalhadas sobre os softwares selecionados.

Com base nos aspectos citados e nos valores para investimento (certifique-se que todos os custos estejam de fato em sua proposta), avalie o custo-benefício de cada uma das soluções apresentadas. Peça também orçamentos separados por módulos para tomar a melhor decisão. Desta forma você conseguirá avaliar se está realmente na hora de ter um ERP em sua empresa!

 Lembre-se que um estudo de mercado e planejamento detalhados reduz consideravelmente os riscos na tomada de decisão. Além disso, todo processo de mudança pode envolver resistência. Para que você não invista em um produto em vão, leve em consideração a cultura da sua empresa e a melhor forma para otimizar os processos, o que nem sempre pode significar informatizar todos os setores!

Se ainda assim restaram dúvidas, não se esqueça de compartilhá-las conosco nos comentários para que possamos ajuda-los cada vez mais!