RFP, como fazer uma para compra de software?

Você identificou um problema – muito papel, falta de documentos essenciais, RH muito lento, CRM que perde informações pelo caminho – e determinou que o melhor meio de resolver esse problema é comprando um software. Mas como esse software irá impactar no dia-a-dia da sua operação e precisará estar integrado com vários times e departamentos, ele não pode ser um simples programa.

Neste ponto é que entra a RFP, request for proposal (ou solicitação de proposta). A RFP é um convite enviado a várias empresas para que apresentem propostas de venda de um serviço ou produto. Ela é elaborada baseando-se num planejamento profundo das necessidades da empresa, contendo o maior número de informações possíveis e deixando claro o quanto a sua empresa está disposta a pagar pela solução.

 Planejamento

A coisa mais importante que você precisa fazer antes de elaborar uma RFP é identificar claramente suas necessidades. De imediato, isso pode parecer um grande desafio e você pode encontrar dificuldades. Isso é normal. Em geral, todas as empresas passam por esse estágio de indecisão.

Porém, se após um certo tempo, você ainda sentir que está com problemas, deixe que seus fornecedores o ajudem a escrever a RFP, identificando outras áreas da sua organização que serão beneficiadas por um novo software.

Depois de identificada as necessidades, foque em três pontos: orçamento, apoio e equipe. Seu orçamento vai ajudar a informar quanto você pode pagar pela solução. Não tem sentido dar a fornecedores a impressão de que você pode pagar mais do que a realidade. Você vai acabar se decepcionando com o corte de custos que a proposta original receberá. O segundo ponto é o apoio – ou buy-in – das principais partes interessadas, aqueles que ajudam a tomar a decisão e que serão impactados positivamente pelo novo software. Por último, o usuário final: seus colaboradores que irão interagir no dia-a-dia com o novo sistema. Eles são as pessoas mais afetadas no processo de transição entre um sistema e outro e precisam participar do processo de elaboração da RFP.

 Elaboração

Para muitos, esta pode ser a parte mais difícil. Elaborar uma RFP é quase uma mistura de arte e ciência. Você quer fazer as perguntas certas para obter as respostas certas, e este é o caminho. Mas também precisa incluir as solicitações adequadamente para que não encontre surpresas com o novo fornecedor, e essa é a ciência do processo.

Uma das melhores formas de começar é utilizando layouts prontos de RFP. E a internet está cheia deles. Inclusive divididos pelo tipo de software que você precisa adquirir. Esse layout irá te ajudar a construir sua RFP, não deixando você esquecer nenhum detalhe, como gestão de documentos, gerenciamento de registros, integração do fluxo de trabalho, entre outros. Ainda assim, há três pedidos fundamentais na elaboração de uma RFP:

  • referências, para você saber o que terceiros estão dizendo sobre a solução;

  • informações sobre o fornecedor, certifique-se, por exemplo, há quanto tempo eles estão trabalhando com esta solução;

  • e informações sobre pesquisa e desenvolvimento.

Pode chegar algum momento em que você esteja com uma tonelada de perguntas e exigências. Isso não é um problema, desde que você esteja consciente de onde está indo.

Você saberá quando chegou ao final quando o seu time se sentir confortável sobre tudo o que foi perguntado na RFP. Será uma sensação de dar uma olhada no que você construiu e perceber que está é a sua melhor chance de identificar e avaliar a melhor solução.

Feito isso, você deve enviar sua RFP para três a cinco fornecedores e aguardar, em média, três semanas para a resposta.

 Avaliando as respostas

Após receber de volta as propostas, é hora de separar as boas das ruins. Em geral, nas perguntas mais importantes, boas propostas conseguem responder com um simples sim se conseguem entregar aquela solução. Falta de ênfase, destaque ou respostas muito enroladas devem acender um alerta vermelho na sua decisão.

Depois de selecionar dois ou três finalistas, convide-os para demonstrar suas habilidades. Ou vá até suas sedes e conheça os bastidores do seu fornecedor, entenda como eles usam seu próprio software e perceba o ambiente da corporação.

Conselho final? Quando se sentir confortável em aceitar este parceiro de negócios, vá em frente e faça a aquisição do novo software.